Bạn đã có offer từ một công ty Nhật. Hoặc bạn sắp tốt nghiệp ở Nhật và công ty muốn giữ bạn ở lại làm chính thức. Dù là trường hợp nào, sớm muộn gì cũng sẽ có người nói một câu kiểu “visa bên anh/chị lo” rồi sau đó bạn mất ba tuần để tự ngồi hiểu xem câu đó thực ra nghĩa là gì.
Nếu bạn vẫn đang ở giai đoạn săn offer, xem bài How to Get an Engineering Job in Japan as a Foreigner trước.
Dưới đây là cách quy trình này thực sự chạy trong năm 2026, nói theo kiểu dễ hiểu.
Loại Visa Bạn Đang Xin Là Gì
Ở Nhật, Engineer / Specialist in Humanities / International Services là một tư cách lưu trú gộp chung về mặt pháp lý, dù mọi người hay nói như thể nó là ba ngăn tách biệt.
Nói đơn giản thì nhóm tư cách này bao gồm:
| Bucket | Typical work | What to check |
|---|---|---|
| Engineer | Software engineering, systems engineering, data work, and other technical jobs grounded in natural sciences | Your education, experience, or recognized qualification should connect to the role |
| Specialist in Humanities | Law, economics, sociology, marketing, finance, or other human-science knowledge work | The job duties need to match the professional field being claimed |
| International Services | Translation, interpretation, language-focused work, or some overseas-facing creative and sales work | The work usually depends on foreign-culture knowledge or language ability |
Với kỹ sư phần mềm, phần liên quan gần như luôn là nhánh Engineer trong tư cách lưu trú gộp này. Điều kiện thực tế thường xoay quanh mấy điểm sau:
- Học vấn, kinh nghiệm làm việc hoặc chứng chỉ được công nhận của bạn phải khớp với công việc
- Nội dung công việc thực tế phải đúng với nhóm tư cách lưu trú đang dùng để xin
- Công ty phải có hợp đồng lao động hợp lệ với bạn, và mức lương không được thấp hơn mức một nhân viên Nhật làm công việc tương đương sẽ nhận
Với nhiều kỹ sư, con đường phổ biến nhất để đủ điều kiện là:
- Có bằng đại học trong lĩnh vực kỹ thuật liên quan, hoặc
- Có từ 10 năm kinh nghiệm làm việc liên quan trở lên
Nhưng không phải chỉ có vậy. ISA cũng công nhận một số lộ trình từ trường chuyên môn ở Nhật, và với một số ứng viên IT, còn có các kỳ thi hoặc chứng chỉ IT nằm trong danh sách được công nhận. Nếu bạn không có bằng đại học, bài Can You Get a Japan Work Visa Without a Degree? đi khá kỹ vào phần quy định về kinh nghiệm và kỳ thi IT áp dụng trong trường hợp này.
Có một chỗ dễ nhầm cần nói rõ: đây không phải visa Highly Skilled Professional (HSP). HSP là một tư cách riêng, tính theo điểm, và có lộ trình lên vĩnh trú nhanh hơn. Nếu bạn muốn xem mình có vào được diện HSP không, đọc Engineer Visa vs HSP: which one actually helps more. Nhưng với đa số kỹ sư, visa ESI mới là tư cách đầu tiên họ dùng khi sang Nhật, và đó cũng là thứ bài này đang nói tới.
Quy Trình 2 Bước Mà Nhiều Người Không Nghĩ Tới
Xin visa lao động ở Nhật không phải kiểu một mình bạn làm hết. Công ty và bạn nộp hồ sơ khác nhau, cho cơ quan khác nhau, theo đúng thứ tự.
Bước 1 — Công ty nộp Certificate of Eligibility (COE)
Trước khi bạn có thể xin visa ở lãnh sự quán Nhật, phía công ty phải xin trước Certificate of Eligibility (在留資格認定証明書, zairyū shikaku nintei shōmeisho) từ Cục Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản. Đây mới là vòng xét nội dung chính: ISA sẽ kiểm tra xem công việc bạn sắp làm có thực sự phù hợp với diện ESI hay không.
Công ty sẽ nộp hồ sơ này cho văn phòng ISA khu vực phụ trách địa bàn của họ. Thời gian xử lý thường rơi vào khoảng 1 đến 3 tháng, nhưng thực tế còn tùy mùa và tùy khu vực. Việc bạn tự ra lãnh sự quán sớm hơn cũng không làm đoạn này nhanh lên được.
Bước 2 — Bạn cầm COE đi xin visa tại lãnh sự quán Nhật
Khi COE được cấp, công ty sẽ gửi lại cho bạn (bản giấy hoặc trong một số trường hợp là bản điện tử). Sau đó bạn mang nó tới đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Nhật ở nước mình để xin visa dán hộ chiếu. Bước này thường khá nhanh, nhiều trường hợp chỉ mất 5 ngày làm việc hoặc ít hơn, vì phần xét khó đã nằm ở Bước 1 rồi.
| Stage | Who does it | Where | Typical time |
|---|---|---|---|
| Certificate of Eligibility | Your employer | ISA regional office in Japan | 1–3 months |
| Visa application | You | Japanese consulate in your country | ~5 business days |
| Entry + residence card | You | At port of entry / after address registration | Same day at major issuing airports; otherwise later by mail |
Nếu tính thực tế để lên kế hoạch, cứ mặc định khoảng 3 tháng từ lúc nhận offer đến lúc có thể bay sang Nhật. Có nhiều ca chạy nhanh hơn, nhưng tôi sẽ không đặt vé một chiều trước khi COE ra.
Hạng Mục Công Ty Ảnh Hưởng Trực Tiếp Tới Hồ Sơ COE
Phía xuất nhập cảnh Nhật phân loại doanh nghiệp theo mức độ “có tiền sử nộp hồ sơ visa ổn định hay chưa”. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến cách hồ sơ COE của bạn bị soi.
| Employer category | Typical employer profile | What it changes for you |
|---|---|---|
| Category 1 | Listed companies, government and public bodies, certain public-interest entities, and some officially recognized innovation-related companies | Usually the most streamlined document burden |
| Category 2 | Organizations meeting ISA’s larger withholding-tax or approved online-application criteria | Still relatively established, but not the same as Category 1 |
| Category 3 | Employers that submitted the prior year’s withholding-tax summary documents but do not qualify for Category 1 or 2 | Common for ordinary companies; expect normal document checks |
| Category 4 | Employers outside the earlier categories, often smaller, newer, or first-time sponsors | Add buffer time and expect a heavier explanation burden |
Nếu bạn vào startup còn khá sớm, hồ sơ rơi vào Category 3 hoặc 4 là chuyện rất bình thường. Không phải tín hiệu xấu. Chỉ là công ty nên mở hồ sơ COE sớm hơn, và cả hai bên nên chuẩn bị tinh thần là thời gian xử lý có thể kéo dài hơn.
Quy Định Chứng Minh Năng Lực Ngôn Ngữ Từ 15/04/2026: Thực Ra Áp Dụng Cho Ai
Từ ngày 15/04/2026, ISA bổ sung thêm yêu cầu về giấy tờ chứng minh năng lực ngôn ngữ cho một nhóm hồ sơ Engineer / Specialist in Humanities / International Services hẹp hơn nhiều so với cách nhiều bài viết đang mô tả.
Thông báo chính thức nói rõ:
- Quy định bổ sung này áp dụng từ 15/04/2026
- Chỉ áp dụng cho hồ sơ thuộc Category 3 hoặc 4
- Chỉ áp dụng khi đương đơn sẽ làm công việc giao tiếp trực tiếp có sử dụng năng lực ngôn ngữ
- Mức chứng minh cần có là năng lực ngôn ngữ tương đương CEFR B2 trong ngôn ngữ dùng cho công việc đó
- Với tiếng Nhật, JLPT N2 trở lên là một cách để đáp ứng điều kiện, nhưng không phải con đường chứng minh duy nhất
Nói cách khác, đây không phải quy định “mọi kỹ sư đều phải có N2”. Nó cũng không nên được hiểu đơn giản theo kiểu chia đôi “Engineer thì không cần, Specialist thì cần”. Câu hỏi đúng phải là: công việc thực tế của bạn có lấy giao tiếp bằng ngôn ngữ làm phần lõi của vai trò đó hay không.
Những Giấy Tờ Bạn Thường Phải Chuẩn Bị
Phía HR của công ty nên là bên lo phần COE và nói rõ họ cần gì từ bạn. Với một bộ hồ sơ điển hình, thường bạn sẽ được yêu cầu chuẩn bị:
- Bản sao hộ chiếu (còn hạn sau ngày dự định nhập cảnh, lý tưởng là còn ít nhất một năm)
- Bằng tốt nghiệp và bảng điểm, kèm bản dịch công chứng sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh nếu bản gốc là ngôn ngữ khác
- Resume hoặc CV
- Trong một số trường hợp: thư xác nhận công việc hoặc tài liệu chứng minh quá trình làm việc nếu bạn đang xin theo diện kinh nghiệm thay vì bằng cấp
Đến bước xin visa ở lãnh sự quán, bộ hồ sơ thường sẽ gồm COE, hộ chiếu, đơn xin visa, ảnh thẻ, và lệ phí theo quy định của lãnh sự quán đó.
Phần giấy tờ phía công ty sẽ do công ty lo: đăng ký pháp nhân, hồ sơ thuế và bảo hiểm xã hội, hợp đồng lao động, cũng như bản giải trình chi tiết vì sao vị trí của bạn phù hợp với diện visa đang xin.
Nếu Bạn Sắp Tốt Nghiệp Ở Một Trường Đại Học Tại Nhật
Nếu bạn đang ở Nhật bằng visa du học và chuyển sang đi làm full-time, quy trình sẽ khác, và ở vài mặt thì còn đơn giản hơn.
Thay vì xin COE từ nước ngoài, bạn sẽ làm thủ tục đổi tư cách lưu trú tại cục xuất nhập cảnh khu vực nơi bạn đang ở. Bộ giấy tờ khá giống nhau, nhưng thay vì công ty đứng ra mở hồ sơ từ đầu, lần này bạn làm việc trực tiếp với ISA.
Nếu bạn tốt nghiệp ở Nhật nhưng chưa có việc ngay, hướng đi thông thường không phải J-Find. J-Find dành cho người tốt nghiệp từ các trường top ở nước ngoài. Còn với người tốt nghiệp từ đại học ở Nhật và đã ở sẵn trong nước, hướng phù hợp hơn thường là tư cách Designated Activities để tiếp tục tìm việc, hoặc một dạng tư cách cầu nối sau tốt nghiệp khác, tùy tình huống.
Có một điều khá thực tế ở đoạn chuyển từ visa du học sang ESI: văn phòng hỗ trợ sinh viên quốc tế của trường gần như luôn có người đã nhìn qua hàng trăm ca kiểu này rồi. Nên tận dụng họ. Họ thường biết văn phòng xuất nhập cảnh địa phương đang khó chỗ nào và có thể chặn lỗi giấy tờ trước khi bạn đem hồ sơ đi nộp.
Chi Phí
Lệ phí xin visa tùy theo lãnh sự quán và quốc tịch của bạn. Để có mốc tham chiếu, visa một lần nhập cảnh thường vào khoảng ¥3,000, còn nhiều lần nhập cảnh thường khoảng ¥6,000, dù ở một số nước lãnh sự quán sẽ thu bằng nội tệ với mức quy đổi riêng.
Bản thân COE không có lệ phí. Đó là phần thủ tục phía công ty tự làm ở Nhật.
Sau Khi Bạn Đặt Chân Tới Nhật
Khi bạn nhập cảnh bằng visa mới, cán bộ xuất nhập cảnh sẽ cấp Residence Card (在留カード) ngay tại sân bay nếu đó là sân bay lớn có hỗ trợ cấp thẻ tại chỗ. Nếu bạn vào từ cảng hoặc sân bay không cấp tại chỗ, thường thẻ sẽ được làm sau khi bạn đăng ký địa chỉ ở Nhật rồi gửi về sau qua đường bưu điện. Dù theo cách nào thì đây cũng sẽ là giấy tờ tùy thân quan trọng nhất của bạn ở Nhật, đồng thời là bằng chứng cho quyền lao động của bạn. Trong vòng 14 ngày kể từ khi ổn định chỗ ở, bạn phải đi đăng ký địa chỉ tại tòa thị chính hoặc văn phòng quận/huyện nơi mình ở.
Tư cách ESI ban đầu thường được cấp 1 năm, 3 năm, và đôi khi là 5 năm, tùy từng hồ sơ. Khi quan hệ lao động, nội dung công việc và tình trạng tuân thủ của công ty vẫn ổn định thì gia hạn thường không quá phức tạp, nhưng về bản chất nó vẫn là một lần xét duyệt di trú chính thức, không phải kiểu tự động kéo dài.
Nếu bạn muốn đưa vợ/chồng hoặc con sang Nhật, họ sẽ xin visa dependent diện family stay (家族滞在), gắn theo tư cách lao động của bạn. Xem bài Bringing Your Family to Japan: The Dependent Visa Guide để nắm điều kiện, bộ giấy tờ và quyền đi làm của người phụ thuộc.
Nếu người thân của bạn vẫn ở nước ngoài nhưng vẫn phụ thuộc tài chính vào bạn, luật thuế ở Nhật có thể cho phép bạn khai giảm trừ cho họ. Bài How to Claim Overseas Dependents on Your Japanese Tax Return nói kỹ hơn về phần này. Quy định đã đổi từ năm 2023, và yêu cầu giấy tờ chặt hơn mức nhiều team HR thường giải thích.
Nguồn chính: trang chính thức của ISA về Engineer / Specialist in Humanities / International Services, ghi chú của ISA về clarification of this status, tài liệu của ISA về foreign IT talent and recognized IT qualification routes, hướng dẫn của ISA cho student-to-work applications for 2026 starts, ISA về status change procedures, ISA về special period while an application is pending, ISA về post-graduation job hunting in Japan, trang chính thức của ISA cho J-Find, MOFA về visa procedures và visa fees, cùng hướng dẫn của ISA về residence-card issuance.
Keep Reading
